HALLITUKSEN SEKTORIKUVAUKSET

Puheenjohtaja

Jos jokin tehtävä maailmassa on monipuolinen, on sitä ainakin Pörssin puheenjohtajan pesti. Näkyvin osa tehtävää on luonnollisesti edustaa yhdistystä aina, kun sille on tarvetta. Pörssiläisille tämä näkyy niin, että puheenjohtajan oletetaan olevan osallisena melkeinpä tapahtumassa kuin tapahtumassa. Vuoteen on mahtunut mm. sitsien toustailua, Remu-imitaatiota Music Awardseilla sekä bussiemäntänä toimimista excuilla -kaikkien hieman formaalimpien tilanteiden lisäksi. Ulkopuolisia tahoja, joille puheenjohtaja Pörssiä edustaa ovat mm. JYY, yliopisto, Sefe, Keski-Suomen Ekonomit, muut ainejärjestöt sekä tarvittaessa yritysmaailma. Kokouksia, palavereja ja tapaamisia puheenjohtajan kalenterissa siis riittää ja ne ovat hyvin olennainen osa tehtävän hoitamista. Eri organisaatioiden väliset suhteet kun ovat lopulta vain ja ainoastaan henkilösuhteita.

Suurin osa tehtävistä ei sitten näykään ihan niin suurelle joukolle. Prioriteettina numero yksi on kuitenkin hallituksen toiminnan organisointi, mikä pitää sisällään kokousten järjestämisen sihteerin kanssa, hallituksen toimintakyvystä huolehtimisen, mahdollisten ristiriitojen selvittämisen, sekä yleisen päsmäröinnin aina kun sille tarvetta ilmenee. Puheenjohtaja myös vastaa siitä, että katse on jo horisontissa, kun muu hallitus on keskittynyt käsillä olevien haasteiden toteuttamiseen. Toki puhiksen oletetaan osallistuvan etunenässä myös arkirutiinien hoitamiseen.

Kun edelliseen lisätään mm. talouden suunnittelu talousvastaajan ja varapuheenjohtajan kanssa, eri sektoreiden avustaminen omassa työssään sekä yhdistyksen toiminnan laillisuudesta huolehtiminen, tehtävänkuva alkaa olla valmis. Vaikka päivät venyvät välillä pitkikisi ja toimiston penkkejä tulee kulutettua urakalla, kaiken kuittaa lopulta se fiilis, kun on tehty kovia juttuja porukalla. Hommasta kertynyt kokemus - ja kokemukset  - ovatkin jotain, mitä voi taatusti fiilistellä koko loppuelämän ajan!

Varapuheenjohtaja

Pörssin varapuheenjohtajan eli tuttavallisemmin VPJ:n toimikenttä on ehkä koko hallituksen laajin. VPJ:lle kuuluu Pörssin talouden hoito yhdessä talousvastaavan kanssa, aina laskujen maksusta budjetin ja tilien likviditeetin tarkkailuun. Myös Pörssin sijoitukset kuuluu VPJ:n toimenkuvaan, joten sijoittamisen maailman tunteminen on hyödyksi vaikka Pörssi ry:n sijoituksilla ei mitään päiväkauppaa tehdäkkään (onneksi).

Olet hallituksen ”kakkosmies” ja puheenjohtajan lähin taistelupari. Tehtäväsi on tukea puheenjohtajaa, mutta myös haastaa tarpeen tullen. Koska puheenjohtajalla on usein kädet täynnä tekemistä niin on erityisen tärkeää, että olet tietoinen kaikkien hallituslaisien tekemisistä ja olet heidän tukenaan. VPJ:n asemassa olet ikäänkuin yhdistyksen vääpeli tai yksikköupseeri; pidät järjestystä yllä niin tilojen siisteyden, yleisen järjestyksen ja hallituksen toimivuuden kanssa. Jos  jotain puuttuu, sinä hankit sen. Välillä olo saattaa olla kuin nakkikoneella, mutta se kuuluu asiaan. Olet myös tietoinen joka ikisestä esineestä jonka Pörssi omistaa ja tämä onnistuu, kun tunnet Pörssin varaston eli ”pommarin” kuin omat taskusi. Alkuvuoden varaston inventaario auttaa tässä.

Vastuullasi tulisi olemaan myös Pörssi ry:n liiketoiminta ja sen kehittäminen. Kaikkea VPJ:n ei tarvitse tehdä itse, koska liiketoimintahan pitää sisällään esimerkiksi valmennuskurssin, firmamessut, bileet jne. Hyvä johtajahan on kuin kapellimestari eli sinun ei tarvitse itse osata kaikkea vaan tiedät kuinka saat muista parhaan mahdollisen työpanoksen irti. Pörssi Store ja prujukauppa kulkee suoraan VPJ:n kautta.

Hallitusvuosi ylipäänsä antaa paljon. Pääset näkemään aitiopaikalta kuinka 1200 jäsenen yhdistystä ohjataan ja johdetaan. Pääset myös käymään muiden kaupunkien vuosijuhlilla, sekä tutustut muiden kaupunkien kyltereihin (valitettavasti myös boomareihin ;). Hallitusvuosi antaa paljon, mutta tuo myös haasteita. Suurin näistä on ajankäytön hallitseminen, jonka on kyllä oppinut tämän vuoden aikana. Vanhat hallituslaiset saattavat puhua, että koulua ei kerkeäisi hallitusvuonna käymään, mutta itse hallitusvuoden aikana 100 opintopistettä lukeneena ja Nordealla työharjoittelun samaan aikaan suorittaneena voin kertoa, että kyse on vain ajankäytön hallitsemisesta. Päivät ovat kylläkin pitkiä.

Loppupeleissä pestisi toimenkuva selviää, kun olet puhunut ja sopinut työjaosta tulevan puheenjohtajan kanssa. Kaikkea sinun ei tarvitse todellakaan osata vielä, koska tulet saamaan perehdytyksen minulta.  Jos siis olet sosiaalinen, ulospäinsuuntautunut, pitkäpinnainen, suoraselkäinen, sisälläsi asuu kenties samaan aikaan  pieni Dr. Phil ja Jari Sarasvuo ja olet ryhmässä toimeentuleva henkilö hae varapuheenjohtajaksi!

Talousvastaava

Talousvastaavan hommassa pääsee parhaiten ottamaan hallitusvuodesta irti sekä hyöty, että hupi! Talousvastaavana saa paljon hyödyllistä kokemusta käytännöstä!  Talousvastaavan toimenkuvaan kuuluu:

Kirjanpito kuukausittain Balanssi-ohjelmalla

• Alv-ilmoitukset ja -tilitykset

• Huom, myös kesällä!

Laskutus (+seuranta, karhuaminen)

Kassanhoito

• Kasööri-ohjelman hallinnointi
• Kassatilitykset
• Karhuaminen (musta lista)

Talousarvio vuodelle 2012

• Esitetään jäsenistölle kevätkokouksessa

Palkanlaskenta

• Valmennuskurssi

Onni Sairasen Muistorahaston hoitokunta

• Muistorahasto jakaa aina kesällä puolet rahaston saamista osingoista graduapurahoina ja sijoittaa puolet eteenpäin
• Talousvastaavan hommaan kuuluu apurahahaun järjestäminen, kokousten koollekutsuminen, sihteerinä toimiminen ym.

Raportointi ja välitilinpäätös

• Taloustilanteen raportointi muulle hallitukselle
• Välitilinpäätös kesäkokoukseen

Tilinpäätös

• Huom, talousvastaavan homma ei lopu vielä vuodenvaihteeseen niin kuin muilla sektoreilla!

Sihteeri/kv-vastaava

Pörssi ry:n sihteerin työtehtäviin kuuluu monenmoisia rutiininomaisia tehtäviä, kuten yleisiä kokousjärjestelyjä ja kokousasiakirjojen valmistelua. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että sihteeri valmistelee yhdessä puheenjohtajan kanssa hallituksen ja yhdistyksen kokousten esityslistan, lähettää sen jäsenistölle yhdessä kokouskutsun kanssa ja kirjoittaa yhdistyksen ja hallituksen kokouksissa kokouspöytäkirjat ja arkistoi ne. Sihteeri ja puheenjohtaja vastaavat yhdessä myös siitä, että hallituksen jäsenet noudattavat yhdistyksen sääntöjä. Sihteeri vastaa tarvittaessa myös yleisistä avustavista tehtävistä, kuten tilavarauksista ja muista pienemmistä tehtävistä.

Pörssin kv-vastaavan tehtävät ovat hyvin monipuoliset ja vaihtelevat. Käytännössä kv-vastaavan tavoitteena on pitää Pörssi ry ja sen toiminta kansainvälisenä, eli esimerkiksi kääntää erilaisia tapahtumainfoja englanniksi, kutsua kansainvälisiä opiskelijoita toimintaamme ja tapahtumiimme mukaan ja tiedottaa heitä tärkeistä asioista, sekä kannustaa omia opiskelijoitamme esimerkiksi opiskelijavaihtoon. Kv-vastaava osallistuu myös OKR:n, eli opettamisen kehittämisryhmän ja JYY:n kv-valiokunnan toimintaan ja on siten kehittämässä kansainvälistä toimintaa sekä koko yliopistomme, että myös kauppakorkeakoulumme tasolla.

Pörssin sihteerin ja kv-vastaavan tehtävät ovat olleet oikein mielenkiintoisia ja vaikka työtehtävät sijoittuvat pääasiassa kokousten ympärille, niin erilaisia ja vaihtelevia työtehtäviä pääsee myös kokeilemaan, sillä suuri osa hallitustyöskentelystä tehdään koko hallituksen voimin isolla porukalla. Paljon uutta ja avartavaa ehtii siis vuodessa oppimaan ja ennen kaikkea huikeita kokemuksia keräämään. Suosittelen pestiä kaikille, jotka nauttivat uusista haasteista ja ovat erityisesti kiinnostuneita kansainvälisistä asioista!

Koulutuspoliittinen vastaava

Koulutuspoliittisen vastaavan eli kopon pääasiallisena tehtävänä on toimia ainejärjestön linkkinä ja tiedonvälittäjänä opintoasioissa eri tahoihin päin. Koska koulutuspolitiikka ei ole valtakunnan mediaseksikkäin puheenaihe, on kopona erityisen merkityksellistä olla itse aktiivisena, sekä tiedottamalla että kuuntelemalla. Toiminnan päänäyttämöinä ovat muun muassa tiedekuntaneuvosto, opetuksen kehittämisryhmä sekä kopovaliokunta. Lisäksi kopon on hyvä näyttäytyä mahdollisimman aktiivisesti kauppakorkeakoulun tapahtumissa sekä olla säännöllisessä yhteydessä hallintohenkilökuntaan.

Vaikka ymmärrettävää onkin, että kehitys tällä sektorilla on suhteellisen hidasta, kopon on tärkeää tehdä jäsenistölle selväksi se, että asioille pyritään aina tekemään jotain. Aktiivisen läsnäolon sekä hallituksen yleisten tehtävien lisäksi kopon toimiin ovat kuuluneet muun muassa nettisivujen opiskeluosiosta ja rekrytointipalstasta vastaaminen ja kehittäminen, oma palsta Pörssikurssissa, toimiminen kaikenlaisissa työryhmissä sekä tutortoiminnan suunnittelu ja koordinointi. Huikea vuosi on tuonut paljon erilaisia kokemusta ja näkemystä, jota tässä vaiheessa ei vielä osaa arvostaakaan. Eli tähän(kin) hommaan kuuluu paljon sellaista, mitä ei osaa etukäteen aavistaakaan eikä enää tässä vaiheessa muistakaan.

Kopotoiminnasta voit lukea lisää vuoden neljännestä Pörssikurssista!

Yrityssuhdevastaava

Yrityssuhdevastaavan päätehtävänä on toimia linkkinä Pörssi ry:n ja yhteistyöyritysten välillä. Vaikka tehtävä on haastava, niin se on ennen kaikkea opettava ja hyödyllinen myös omaa tulevaisuuttaan ajatellen. Yrityssuhdevastaava kehittää yhteistyötä yritysten ja muiden sidosryhmien kanssa, luo uusia suhteita potentiaalisiin yrityksiin ja pyrkii tuomaan yritykset lähelle jäsenistöämme, jolloin sekä yritykset että jäsenet hyötyvät. Yrityssuhdevastaava hankkii Pörssille varoja toimintaa varten ja järjestää monipuolisia yritystapahtumia Pörssi ry:n jäsenille yhteistyökumppaneiden kanssa.

Tehtävä tarjoaa sinulle erittäin hyvät verkostoitumismahdollisuudet yritysten suuntaan ja kehittää neuvottelu- ja esiintymistaitojasi. Omalla panoksellasi ja luomillasi suhteilla pystyt varmasti edesauttamaan työpaikan saamista kesäksi tai jopa valmistumisen jälkeiselle ajalle. Yrityssuhdevastaavana johdat Pörssi ry:n yritystiimiä, jolloin saat paitsi johtamiskokemusta, opit myös ottamaan vastuuta isommista projekteista. Yritystiimin isoimmat projektit ovat keväällä järjestettävä Rinnerieha, Sininen Pörssi ja syksyn vuosijuhlat. Ilman yritystiimiä näiden tapahtumien järjestäminen olisi erittäin vaikeaa, joten tehtävänäsi on myös edistää tiimin tunnettuutta ja mielenkiintoa jäsenistön silmissä. Vaikka yritystiimin apu on tärkeää, niin viime kädessä vastuu on kuitenkin aina yrityssuhdevastaavilla.

Yrityssuhdevastaavalta odotetaan hyviä sosiaalisia taitoja, etenkin neuvottelu- ja esiintymistaitoja, periksiantamattomuutta, positiivista asennetta, paineensietokykyä ja myyntihenkisyyttä. Muista kuitenkin, että kukaan ei vaadi sinulta näitä ominaisuuksia heti tehtävän aloitettuasi. Jokaisella on erilainen tyyli hoitaa asioita, mutta listasimme tähän vain sellaisia osa-alueita, joissa me kehityimme huomattavasti hallitusvuoden aikana toimiessamme yrityssuhdevastaavina.

Yhtenä mieleenpainuvana asiana meille jäi erään yrityksen edustajan kanssa illallistaminen, biljardin pelaaminen, oluen nauttiminen ja tietysti yhdessä bailaaminen pörssiläiseen tapaan. Edustustehtävät ovatkin hallitusvuoden yksiä kohokohtia.

Projektivastaava

Projektivastaavien tehtävänä on organisoida Pörssin jäsenistölle juhla –ja virkistystapahtumat, sekä johtaa biletiimiä. Projektivastaavan tehtävä on monipuolinen ja siihen kuuluvat mm. käytännön järjestelyt, markkinointi ja tapahtumien budjetointi + kuluseuranta yhdessä VPJ:n kanssa. Biletiimin kokoukset ja tapaamiset eri yhteistyötahojen kanssa ovat myös osa projektivastaavien tehtävää.

Arki on toisinaan projektivastaavalla kiireistä ja tekemistä riittää. Asioiden organisoiminen ja ajankäytön tehokkuus kehittyvät tehtävän myötä. Myös koulun käyminen onnistuu todistetusti Kelan vaatimassa tahdissa projektitehtävien ohessa.

Projektitehtävät mahdollistavat monipuoliset verkostoitumismahdollisuudet eri tieteenalojen opiskelijoihin, yritysmaailman edustajiin, sekä erityisesti muihin kyltereihin ja kylterihallituksiin. Projektitehtävät opettavat johtajuutta, projektimaista työskentelytapaa, ajankäytön hallintaa ja paineensietokykyä. Vuoden aikana myös esiintymis -ja neuvottelutaidot kehittyvät.

Tehtävä edellyttää hyviä ihmissuhdetaitoja, organisointikykyä, positiivista asennetta ja kykyä asettaa projektitehtävät toisinaan harrastusten, työn tai koulun edelle. Myös markkinointi- ja myyntihenkisyydestä, sekä luovuudesta ja mielikuvituksesta on hyötyä.

Hallitusvuosi on ollut meille ehdottomasti yksi parhaista! Projektivastaavan pestin myötä on oppinut hyvin paljon erilaisia tietoja ja taitoja, joista varmasti on hyötyä myös työelämässä. Lisäksi erilaiset mahdollisuudet ja tilaisuudet jotka avautuvat vain projektihommien ohella, tekevät projektivuodesta ikimuistoisen.

Lisäksi on myös pakko todeta että pippuripihvi maistuu myös huomattavan paljon paremmalta, kun joku yhteistyötaho maksaa sen ;)

Liikunta- ja excursiovastaava

Liikunta- ja excursiovastaavan tehtävä on monipuolinen ja mielenkiintoinen. Liikuntavastaavana  saat käyttää omaa mielikuvitustasi keksiessä erilaisia liikuntatapahtumia ja järjestäessä erilaisia liikuntakursseja. Viihteen vastapainoksi kuntoilua ei voi koskaan olla liikaa ja pörssiläiset osallistuvat aktiivisesti ryhmä- ja yksilöliikuntaan, joten tarjontaakin löytyy. Tästä esimerkkeinä viime keväänä järjestetty hiihtotapahtuma Tour de Pörssi ja uuden Laskukausi-kerhon perustaminen sekä jokaviikkoinen sählyn vakiovuoro Viitaniemen koululla.

Excursiopuoli tarjoaa kokemusta tapahtuma- ja matkajärjestämisestä. Pääset suunnittelemaan ja toteuttamaan vuoden aikana kaksi suurta excua sekä fukseille tarkoitetun fuksiexcun. Kevään excu on jo vuodesta 2007 järjestetty Rukalla, ja viime keväänä sinne lähdettiin yli 100 henkisellä Pörssi-joukolla. Syksyn excu suuntautuu tänä vuonna ensimmäistä kertaa Pietariin. Perinteinen Tukholman-excu siirtyy siis ainakin tänä syksynä uuteen suurempaan ympäristöön. Matka suoritetaan laivalla. Uutta on yritysvierailut kohdemaassa. Excursiovastaavalle on suotavaa jalostaa hyviä jo olemassa olevia ideoita paremmin sen hetkistä jäsenistöä palvelevaksi. Kuuntelemalla jäsenistön toiveita, ideoineen ei onneksi tarvitse olla yksin. Palautetta saa antaa ja sitä onkin tullut aina kiitettävästi.

Juhlavastaava

Juhlavastaavan työnkuvaan hallituksessa kuuluu Pörssin kaksi suurinta tapahtumaa, Pörssin perinteinen rinnerieha ja vuosijuhlat. Vaikka juhlavastaava onkin päävastuussa näistä kahdesta tapahtumasta, tämän kokoisia bileitä ja juhlia ei toki järjestetä yksin, minkä vuoksi juhlavastaava on tiiviisti tekemisissä oikeastaan hallituksen jokaisen sektorin edustajan kanssa ja saakin välillä muilta hallituslaisilta palautetta oman sektorinsa asioiden laajasta käsittelystä kokouksissa. Myös biletiimi ja yritystiimi on hyvin tärkeässä asemassa juhlavastaavan järjestämissä tapahtumissa.

Juhlavastaavan työ on pitkälti organisoimista, selvittelyä, delegoimista, aikatauluttamista, tiedottamista ja asioiden sopimista hyvin monenlaisten tahojen kanssa aina yritysmaailman edustajista ja muista kylteriainejärjestöistä biletiimiläisiin ja viranomaisiin. Hyvin suuri aika työskentelystä menee puhelimessa ja sähköpostin äärellä, ja Excel ja Word ovat tuttuja työkaluja sekä budjettien laadinnassa ja seurannassa että kaikenmaailman asioiden pitämisessä järjestyksessä.

Juhlavastaavan sektorilla kilpaillaan ajan ja tiedon oikeellisuuden kanssa: on tärkeää tiedottaa asioista ajoissa ulospäin, mutta tähän mennessä tiedotettavat asiat on oltava jo varmistuneet, ettei väärää tietoa pääsisi liikkeelle. Tämä on yllättävän haastavaa ja vaatii sen huomioimista, että monet asiat vaikuttavat toisiinsa ja tietyt asiat on selvitettävä, ennenkö uusia saadaan selville. Oman haasteensa työskentelyyn tuo myös rohkeus delegoida tehtäviä: kaikkea ei millään ehdi tekemään itse, mutta kaikesta pitäisi silti olla selvillä ja joskus tietyn asian tekeminen itse on lopulta kuitenkin nopeinta.

Juhlavastaavana työskentely kehittää varmasti ainakin organisointi-, johtamis- ja ihmissuhdetaitoja sekä kykyä hankkia tietoa, soveltaa sitä ja keksiä uusia ratkaisuja. Asioista neuvottelemaan ja päättämään pääsee sekä hallituksen sisällä että monen tahon kanssa hallituksen ulkopuolella. Edellisten vuosien juhlavastaavat ovat myös aarrearkku tiedon lähteenä ja heitä kannattaa hyödyntää sekä käytännön ratkaisuja etsiessä että henkisenä tukena. :)

Tiedotusvastaava ja päätoimittaja

Tiedotusvastaavan näkyvin tehtävä on Pörssikurssi-lehden toimittaminen. Lehti tehdään yhdessä tiedotustiimin kanssa, jota tiedotusvastaava vetää. Lehden päätoimittajana tiedotusvastaavan tehtäviin kuuluu juttujen kerääminen, kirjoittaminen, sisältölinjasta vastaaminen ja aikataulutus. Lehti ilmestyy viidesti vuodessa, joten työmääräinen kuormitus on kausittaista ja tärkeintä tiedotusvastaavan työssä onkin suunnitelmallisuus ja kokonaisuuksien hallinta. (Lisätietoa Pörssikurssista täällä.) Päätoimittajan työ antaa hyvää kokemusta lehden teosta ja omaa luovuuttaan ja ideoita on mahdollista toteuttaa hyvinkin vapaasti.

Tiedotusvastaavin toimenkuviin kuuluu myös sähköisen puolen tiedottaminen, kuten Pörssin jäsenten ja hallituksen sähköpostilistojen hallinta. Tärkeää on myös sosiaalisen median palveluiden aktiivinen seuraaminen ja Pörssin palveluiden, tiedotuksen ym. toiminnan kehittäminen myös sillä saralla.

Tärkein tiedotusvastaavan tehtävä on kuitenkin ajan tasalla oleminen, aina. On oltava herkkänä ja huolehdittava tiedon jaosta niin hallituksen sisällä kuin jäsenistön keskuudessakin.